En la era digital actual, la gestión documental resulta fundamental para garantizar la eficiencia, la organización y la seguridad de la información en las empresas. En la Fiscalía General de la República, se trabaja arduamente para implementar un Sistema de Gestión Documental y Archivo acorde a las legislaciones y normativas cubanas, y que cumpla con las exigencias de los estándares internacionales.
En este artículo, se destaca la importancia de estas dos disciplinas en el contexto institucional y se comparten los importantes pasos que el órgano ha dado en estos ámbitos.
La Fiscalía General de la República, apuesta por desarrollar un actuar transparente, participativo e inclusivo, se encuentra en una etapa de diseño de su Sistema de Gestión Documental y Archivos, a partir del plan aprobado en la Resolución No. 50/2020.
De acuerdo a las acciones establecidas en esta estrategia se identificaron los riesgos que afectan al proceso de Gestión Documental. Se realiza un exhaustivo análisis de los posibles riesgos que podrían afectar la gestión documental. Esta evaluación ha permitido implementar medidas preventivas y de mitigación para salvaguardar la veracidad y la confidencialidad de los documentos.
En la Fiscalía General de la República, de manera coordinada con la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad en el órgano, se diseñó la estructura de código de clasificación para identificar de manera unívoca cada documento que genera la Fiscalía como evidencia de sus actuaciones, lo que resulta de vital importancia para la elaboración del cuadro de clasificación y el adecuado uso del sistema informático de gestión documental (XABAL eXcriba).
La estructura de clasificación que se propone asume incorporar el enfoque de procesos, como se establece en la Resolución No. 12 de 2021 del Fiscal General de la República y la Norma NC-ISO 9001:2015.
Asimismo, posee un robusto sistema normativo que respalda las actividades de gestión documental: Resolución No. 50 del 2020: Plan General de Implementación del Sistema Institucional de Gestión Documental y Archivo en la Fiscalía General de la República; Resolución No. 41 del 2022: Procedimiento para la tramitación de documentos, ambas emitidas por la Fiscal General de la República. Resolución No. 61 del 2020: Procedimiento para la gestión de la mensajería en las cuentas de correo electrónico de los órganos y unidades organizativas de la Fiscalía General de la República; Resolución No. 25 del 2023: Procedimiento para la Gestión de Riesgos y Oportunidades de la Fiscalía General de la República; Resolución No. 27 del 2023:Norma para la creación del Sistema Institucional de Gestión Documental y Archivo y creación de la Comisión Central de Valoración la Fiscalía General de la República en la Fiscalía General de la República y la Resolución No. 28 de 2023: Reglamento del Sistema Institucional de Gestión Documental y Archivo en la Fiscalía General de la República, emitidas por la Fiscal General.
Además de los avances que se aprecian en la gestión documental, también se han dedicado recursos significativos a mejorar la calidad de los procesos y procedimientos. La gestión de la calidad es un componente vital del enfoque integral de gestión organizacional. Actualmente se realiza implementación de nuestro Sistema de Gestion de la Calidad.
La gestión documental y la gestión de la calidad desempeñan un papel fundamental en el éxito y la eficiencia de las instituciones. La correcta organización y conservación de los documentos, así como la implementación de estándares y prácticas de calidad, aseguran una base sólida para el cumplimiento normativo, la transparencia y el desarrollo sostenible del órgano. La Fiscalía General de la Republica ha dado importantes pasos en estos ámbitos, evidenciando su compromiso con la excelencia y la mejora continua.
