MSc. Arturo Serrano Hechavarría
Fiscal Jefe del Departamento de Información de la Dirección de Información y Análisis, Fiscalía General de la República
Trabajo de Tesis en opción al grado científico de Máster
La humanidad, con el paso de los años, ha encontrado la manera de almacenar información, ya sea por considerarla una simple actividad o por la importancia que tiene. Por doquier se puede encontrar información que pasa de generación en generación hasta que se pierde. Gracias a ella la Humanidad conoce cómo ha evolucionado.
Toda organización por más pequeña que sea, necesita saber su pasado y su presente, la situación actual en la que se encuentra y con qué cuenta para afrontar el futuro. Varias organizaciones han reconocido el valor de la información como recurso que constituye un elemento básico para su desarrollo, pues al contar con información oportuna, se logran productos y servicios de alta calidad, mayor competitividad y adecuada toma de decisiones. Con la ventaja adicional de tener un efecto multiplicador superior a otros recursos, no se desgasta con el uso y permite su transmisión y duplicación casi instantánea, considerándose uno de los principales recursos que poseen las organizaciones actualmente.
Estudiosos del tema aseguran que dominar una gestión eficiente y oportuna de la información garantiza un gran porcentaje del éxito, ya que toda actividad humana está asociada inevitablemente a la información y, ahora, a su gestión mediante complejos sistemas integrados. Las organizaciones se desarrollan en una sociedad caracterizada por la aparición continua de saberes nuevos, por el progreso permanente de las facultades intelectuales, todo ello circunscrito en una aceleración inusitada de la caducidad de los paradigmas dominantes en los años precedentes, de la obsolescencia de los métodos de análisis y las técnicas empleadas para la observación de la realidad por los inventores, analistas, expertos y profesionales.
En medio de esta situación cada vez más apresurada, rodeada de enormes volúmenes de información que se generan e incrementan cada día, es preciso dominar cómo utilizar todos estos saberes, introducirse en los nuevos paradigmas y adaptarse a los cambios; utilizando estratégicamente la información relevante ante una toma de decisiones. Respecto al último elemento, saber qué hacer con la información tanto científica y tecnológica, como operativa y funcional de las organizaciones, es prioridad y sinónimo de supervivencia en estos tiempos. Surge la necesidad de que las organizaciones cuenten con novedosos Sistemas de Gestión de Información (SGI) que les permitan transformar datos en conocimiento de valor estratégico.
Un aspecto esencial en la implantación de estos sistemas es que su diseño, desarrollo y aplicación no debe estar orientado exclusivamente al almacenamiento de información, sino a obtener resultados de ella y consecuentemente responden a la satisfacción de necesidades de una organización o de un individuo o grupo. Por tanto, se diseñan para responder a objetivos concretos y en su operación permanentemente se intenta comprobar su grado de eficiencia.
Por tanto, el elemento vital de un sistema de información es su uso. Según Muñoz Cruz (Referenciado por García, 1998) “un sistema de información es un conjunto de elementos o componentes relacionados con la información que interaccionan entre sí para lograr un objetivo: facilitar y/o recuperar información”. Esto hace que los sistemas de información y sus usuarios se integren, que entre ellos se establezca una estrecha interrelación.
Por lo general, los sistemas de información son complejos y grandes. La complejidad no necesariamente se asocia a aspectos ingenieriles, sino a la diversidad de componentes que los conforman y de las relaciones que están presentes en ellos. Usualmente, todo lo relativo a consideraciones sociales, económicas, políticas y cognitivas se consideran complejas.
Estas mismas características hacen que otro aspecto vital de un sistema de información sea su capacidad para responder a los cambios, adaptarse a su ambiente y mantener cierta estabilidad que les permita sobrevivir.
Los sistemas de información tienen dos principios básicos:
1. Su rol: facilitar el acceso a la información.
2. Su misión: apoyar la razón de ser de aquel al que está subordinado, o sea, su misión siempre está al servicio de otros.
Objetivos de los sistemas de información:
La meta de los sistemas de información debe ser dar sentido a sus colecciones, facilitar el aprendizaje, estimular la curiosidad, contribuir a eliminar la memorización, y llenar cada vez más la brecha existente entre conceptos formales y la intuición, la teoría y la práctica. Esta expresión reúne los objetivos más generales de los sistemas de información. Cuando se cuenta con una colección de información se tiene un caudal importante de conocimientos registrados que debe estar en función de apoyar un objetivo concreto.
El consumo de información contribuye a aclarar dudas, a satisfacer inquietudes, a elevar la cultura, entre otros. Por tanto, las investigaciones siempre están respaldadas por información y de toda investigación se obtiene una nueva información. El caudal de información que se genera cada día es tan diverso y rico que la mente humana no es capaz de retener en su memoria toda la que puede ser relevante. El hombre va seleccionando permanentemente aquella que considera la más necesaria para su actividad.
Un sistema de información para una organización es quizás uno de los elementos de mayor complejidad con los que puede trabajar el ser humano, dado el gran número de variables con las que puede operar, por lo que pretender dar una definición exacta que lo englobe podría fácilmente no cubrir su significado completo o por el contrario cometer el error de ser excesivamente amplio.
Sin embargo, como punto de partida se adopta una definición suficientemente genérica que sirve como marco de referencia para su entendimiento pese a su amplitud. Ignacio Gil Pechuán (1997), define el sistema de información como: “Conjunto integrado de procesos, principalmente formales, desarrollados en un entorno usuario-ordenador, que operando sobre un conjunto de datos estructurados (base de datos) de una organización, recopilan, procesan y distribuyen selectivamente la información necesaria para, la operatividad habitual de la organización y las actividades propias de la dirección de la misma”.
Gloria Ponjuán (2004), autora cubana, refiere que el sistema de información: significa captar lo que está sucediendo, transmitirlo, compararlo con lo que debe suceder, decidir lo que se va a hacer, convertir esa decisión en información y transmitirla a los órganos ejecutores.
A partir de los elementos fundamentales enunciados por los autores anteriormente mencionados se coincide entonces en que un sistema de información es el sistema de personas, registro de datos y actividades que procesa los datos y la información en cierta organización, incluyendo manuales de procesos o procesos automatizados, es decir que sistema de información consiste de tres componentes: humano, tecnología y organización.
Desde esta perspectiva la información está definida en tres niveles significativos. Los datos pueden ser procesados mediante el sistema de aplicación, el cual corresponde al nivel de sintaxis. El individuo interpreta los datos que posteriormente se convierten en información, la cual pertenece al nivel semántico. La información se convierte en conocimiento cuando un individuo entiende y evalúa la información, este resulta el nivel pragmático.
Las funciones de planificación, organización, dirección y control son esenciales para un buen desempeño organizacional. Los sistemas de información son necesarios para apoyar estas funciones, en especial la planificación y el control. El valor de la información proporcionada por el sistema, debe cumplir con los siguientes supuestos básicos:
Calidad: Para los directivos es imprescindible que los hechos comunicados sean un fiel reflejo
de la realidad.
Oportunidad: Para lograr un control eficaz, las medidas correctivas en caso de ser necesarias, deben aplicarse a tiempo, antes de que se presente una gran desviación respecto de los objetivos planificados.
Cantidad: Es probable que los directivos no adopten decisiones acertadas y oportunas si no disponen de información suficiente, pero tampoco deben verse desbordados por información irrelevante e inútil, pues esta puede llevar a una inacción o decisiones desacertadas.
Relevancia: La información que le es proporcionada a un directivo debe estar relacionada con sus tareas y responsabilidades.
Precisiones conceptuales del análisis de información
El concepto de análisis de información se encuentra habitualmente entremezclado con otras actividades propias del pensamiento científico que también comparten la materia prima informacional.
De acuerdo con Faúndez (S/A) el análisis de información “es el método de investigación de las informaciones, registrando lo que contienen y descubriendo su significado profundo tras la forma en que se presentan, para contribuir a la toma de decisiones.”
En esta definición se explicita la relación entre análisis de información y toma de decisiones, lo cual le confiere un carácter práctico que demanda del analista destrezas personales que no se circunscriben al ámbito académico.
Antecedentes y evolución del sistema de información y análisis de la Fiscalía General de la República
Con la colonización de Cuba por España se estableció en el país un modelo de organización judicial que integraba en su estructura la actividad inquisitorial de la Fiscalía, razón por la cual dentro del sistema de tribunales ella estaba concebida como ente acusador y por consiguiente su función se encontraba limitada al ejercicio de la acción penal pública.
Con el triunfo de la Revolución en 1959, a partir de una constante ampliación de las relacionales internacionales, fundamentalmente con el campo socialista y por consiguiente la influencia de otras concepciones jurídicas, comenzó a definirse una línea de independencia y ampliación de la actividad fiscal en el país, lo que trajo consigo sucesivos e importantes cambios y transformaciones en el cumplimiento de su mandato constitucional, aprobándose varias leyes y normas promulgadas por el gobierno revolucionario, política que permanece hasta nuestros días.
No obstante, se ha mantenido y enriquecido el objetivo fundamental de la Fiscalía General, que actualmente se recoge en el artículo 156 de la Constitución de la República, como el órgano del Estado que tiene como misión fundamental ejercer el control de la investigación penal y el ejercicio de la acción penal pública en representación del Estado, así como velar por el estricto cumplimiento de la Constitución, las leyes y demás disposiciones legales por los órganos del Estado, las entidades y por los ciudadanos.
El órgano ha dictado varias normas en función de la organización, el control, gestión y análisis de información que han desempeñado un papel muy importante en aras de alcanzar los objetivos y propósitos fundamentales.
En la evolución de la institución, para lograr estar al nivel de los cambios producidos en torno a la sociedad cubana, con formas más complejas de relaciones económicas internas y externas y la aparición de nuevas modalidades delictivas y manifestaciones de indisciplina social, resultó un momento importante, la aprobación en 1997, por la Asamblea Nacional del Poder Popular, de la Ley No. 83 “Ley de la Fiscalía General de la República”, en la cual se regula la estructura y las funciones de esta institución. Por primera vez se le dio a una estructura, el Secretariado, la responsabilidad de confeccionar análisis estadísticos e informes especiales sobre las actividades de la Fiscalía. Al resto de las especialidades solo se les encomienda rendir informes del trabajo desarrollado y formular las recomendaciones pertinentes.
A partir de este momento, el análisis y las evaluaciones del trabajo comenzaron a tener su protagonismo dentro de la gestión de dirección, permitiendo a cada órgano conocer las principales problemáticas, sus causas y las propuestas de soluciones, lo cual significó una revolución en la cultura de dirección de la Fiscalía, a pesar de las imperfecciones de este sistema. A ello le sucedieron otros cambios en función del perfeccionamiento de la actividad, que incluyó nuevas estructuras con incremento del personal y funciones.
El más reciente cambio da cumplimiento a las indicaciones para la implementación de los Lineamientos de la Política Económica y Social del Partido y la Revolución aprobadas en el VII Congreso del PCC y los Objetivos de la Primera Conferencia Nacional, y como resultado del proceso de perfeccionamiento funcional, de estructura y composición que realiza la Fiscalía General de la República desde el 2014, cuando se creó en el órgano la Dirección de Información y Análisis, mediante la Resolución No.145 del 23 de abril de 2015, del Fiscal General.
Esta cuenta con una estructura homóloga en las fiscalías provinciales (departamentos) y en las fiscalías municipales (especialistas), cuyas funciones fundamentales están dirigidas a la recolección de la información que permita la evaluación y análisis sobre el comportamiento de los principales indicadores de trabajo.
La Resolución reguló su revisión y adecuación al año de su entrada en vigor, lo que generó que mediante el Acuerdo No. 2 de 2015 del Consejo de Dirección Ordinario de la Fiscalía General, se decidió perfeccionar la estructura y funcionamiento de esta dirección para el efectivo cumplimiento de sus funciones y garantizar la correcta toma de decisiones en los procesos de trabajo, e informar a la dirección del país de indicadores que se consideren relevantes, con la oportunidad y veracidad requeridas, que se hizo efectivo por la Resolución No. 194de 19 de septiembre de 2016.
Desde entonces se establecieron como sus misiones fundamentales:
1. Proponer e implementar la Estrategia y Política Informacional de la Fiscalía General de la República.
2. Integrar, gestionar y cumplir las funciones metodológicas y de servicios de la información, garantizando la obtención de la que se considera relevante y con calidad.
3. Emplear métodos y técnicas para la realización de análisis que incorporen valor agregado a los resultados, para auxiliar al Fiscal General y a los cuadros de dirección, con la participación de las unidades organizativas y del personal de la institución.
La norma recoge las once funciones principales a las que debe tributar el trabajo de la dirección, destacándose aquellas dirigidas al control de la adecuada aplicación de las políticas estatales referida a la gestión, registro y procesamiento de la información, incluyendo lo establecido con respecto a su seguridad, análisis y evaluación de sus impactos.
Su principal fuente de información en la actualidad, la constituye el Sistema Integrado de Gestión Estadística (SIGE), desarrollado de conjunto con la Universidad de Ciencias Informáticas (UCI) y en explotación desde el 2011, que permite a todos los jefes, fiscales y especialistas del órgano en correspondencia con sus funciones y facultades, captar y gestionar la información necesaria para la evaluación y análisis de temáticas de interés institucional, con la consecuente derivación de las decisiones que impactan hacia lo interno y las propuestas y/o recomendaciones a otros órganos, organismos y niveles correspondientes, fundamentalmente para garantizar la prevención y enfrentamiento a la actividad delictiva, como parte de su mandato constitucional.
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Fiscalía General de la República, Resolución No.145 de 23 de abril de 2015.
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“(...) el análisis y las evaluaciones del trabajo comenzaron a tener su protagonismo dentro de la gestión de dirección, permitiendo a cada órgano conocer las principales problemáticas, sus causas y las propuestas de soluciones, lo cual significó una revolución en la cultura de dirección de la Fiscalía(...)”
